Para un oficial de cumplimiento, detectar una operación inusual es solo el inicio del proceso. También es necesario analizarla con criterios definidos, reunir los antecedentes relevantes, documentar las gestiones realizadas y dejar constancia de la decisión adoptada, tanto si la operación termina siendo reportada como si es descartada. Para ello un motor de reglas bien definido es clave.
La Circular UAF N.° 62 reforzó este estándar y establece el deber de realizar “un análisis estructurado de las eventuales operaciones sospechosas, y generar un registro de dichos procesos, tanto para las operaciones efectivamente reportadas como aquellas descartadas”.
Esto permite acreditar cómo se llegó a una conclusión y contar con antecedentes disponibles ante requerimientos de la UAF, auditorías internas o procesos de fiscalización.
En este contexto, el monitoreo transaccional no puede depender únicamente de revisar montos o identificar operaciones que superan un determinado umbral. A medida que aumenta el volumen de transacciones, un análisis basado en una sola variable puede generar alertas poco relevantes o dejar sin detectar comportamientos que solo se vuelven evidentes al incorporar más información.
En nuestra nota anterior explicamos qué es el monitoreo transaccional. En esta oportunidad profundizamos en uno de sus componentes centrales: el motor de reglas de AMLupdate, encargado de evaluar las operaciones a partir de distintos criterios y generar alertas según el perfil y comportamiento de cada cliente.
Monitoreo transaccional: el cruce de tres dimensiones de información
monto, por sí solo, no permite determinar si existe una señal de riesgo.
Por eso, el motor de reglas de AMLupdate puede cruzar distintas variables provenientes de tres dimensiones de información:
1. Dimensión transaccional
Considera variables como el monto, la frecuencia de las operaciones, el canal utilizado y las desviaciones respecto del comportamiento transaccional habitual del cliente.
2. Dimensión de compliance
Incorpora antecedentes relevantes para la evaluación del riesgo, como el nivel de riesgo asignado al cliente, su condición de Persona Expuesta Políticamente (PEP), información relacionada con sanciones o listas restrictivas y alertas previas, según los antecedentes y fuentes disponibles para la organización.
3. Dimensión demográfica y de conocimiento del cliente
Considera información como la actividad económica declarada, ubicación, ingresos y relación con la entidad, entre otros antecedentes que permitan contextualizar la operación de acuerdo con el conocimiento que la organización mantiene de su cliente.
El valor de este cruce está en el contexto. Una operación no se evalúa únicamente por su monto, sino también por su coherencia con el perfil del cliente y con la información disponible para la entidad.
Por ejemplo, una transferencia de monto moderado podría no generar una señal relevante si se analiza solo desde un umbral monetario. Sin embargo, si el cliente presenta un nivel de riesgo elevado y la operación se aleja de su actividad económica declarada o de su comportamiento habitual, el análisis conjunto de estas variables puede justificar la generación de una alerta para su revisión.
Este tipo de evaluación permite incorporar más contexto al monitoreo y entregar al equipo de cumplimiento elementos más relevantes para iniciar su análisis.
¿Qué es un motor de reglas?
El cruce de estas variables se realiza mediante un motor de reglas configurable y parametrizable.
AMLupdate cuenta con una amplia base de reglas de monitoreo, construidas a partir de la experiencia acumulada trabajando con diferentes tipos de organizaciones y realidades operacionales. Estas reglas se organizan en distintas categorías y consideran criterios aplicables a diferentes industrias y tipos de operación.
Sin embargo, no existe un número fijo de reglas. Cada organización tiene una realidad, un modelo de negocio y un perfil de riesgo particular, por lo que AMLupdate permite adaptar las reglas existentes y crear las que sean necesarias para responder a sus necesidades específicas. Estas pueden considerar variables personales, demográficas, transaccionales, estadísticas y numéricas.
Lo relevante, entonces, no es la cantidad de reglas, sino la capacidad de configurarlas y adaptarlas a la realidad de cada organización.
Cada empresa puede definir parámetros y umbrales considerando su modelo de negocio, su perfil de riesgo, sus políticas internas y los procedimientos establecidos en su sistema de prevención. Una compañía de seguros, por ejemplo, enfrenta dinámicas operacionales distintas a una AFP, una AGF o una entidad que realiza transferencias internacionales.
La posibilidad de parametrizar las reglas permite que el monitoreo responda a los riesgos y características de cada operación, en lugar de aplicar exactamente los mismos criterios a todas las organizaciones.
Monitoreo automático de las transacciones
No todas las transacciones requieren necesariamente el mismo nivel de monitoreo. Cada organización puede definir qué operaciones, comportamientos o variables son relevantes de acuerdo con su modelo de negocio, perfil de riesgo y procedimientos internos.
En AMLupdate, las transacciones y criterios definidos para el proceso de monitoreo son evaluados automáticamente por el motor de reglas, sin depender de una revisión manual previa de cada operación.
Esto permite enfrentar uno de los principales desafíos operativos de los equipos de cumplimiento: aplicar criterios de monitoreo de forma consistente, incluso cuando aumenta el volumen transaccional.
El objetivo no es generar más alertas ni revisar indiscriminadamente todas las operaciones. Es identificar, de acuerdo con las reglas y parámetros definidos por cada organización, aquellas situaciones que realmente requieren atención.
De esta forma, el oficial de cumplimiento y su equipo pueden concentrar el análisis humano en las alertas y casos relevantes, mientras la tecnología aplica de manera automática los criterios de monitoreo previamente establecidos.
La automatización, además, contribuye a mantener criterios consistentes y a reducir la dependencia de procesos dispersos o controles manuales difíciles de sostener en el tiempo.
Alertas priorizadas para enfocar el análisis
Generar un alto número de alertas tampoco garantiza un mejor control. Si el sistema entrega demasiadas señales sin una adecuada priorización, el equipo de cumplimiento puede terminar destinando una parte importante de su tiempo a revisar casos de baja relevancia.
AMLupdate permite priorizar las alertas según criterios de riesgo, facilitando que el oficial de cumplimiento y su equipo puedan identificar primero aquellos casos que requieren mayor atención.
Esto no reemplaza el análisis profesional ni la decisión del oficial de cumplimiento. Su objetivo es ordenar la información y entregar una base para que los recursos del equipo se concentren en los casos que, de acuerdo con los parámetros definidos, presentan una mayor necesidad de revisión.
Trazabilidad ante auditorías y fiscalizaciones
La trazabilidad es uno de los aspectos más relevantes del monitoreo transaccional desde la perspectiva del cumplimiento.
Detectar una alerta es importante, pero también lo es poder reconstruir posteriormente qué ocurrió con ella. Ante una auditoría interna, una revisión del modelo de prevención o una fiscalización, el oficial de cumplimiento debe poder demostrar cómo se gestionó el caso y qué antecedentes respaldaron la decisión adoptada.
La Circular UAF N.° 62 exige un análisis estructurado y documentado de las potenciales operaciones sospechosas y mantener un registro de los casos analizados, tanto de aquellos que derivaron en un Reporte de Operación Sospechosa (ROS) como de los que fueron descartados.
Aquí es donde el monitoreo transaccional aporta una ventaja operativa concreta al oficial de cumplimiento.
Con AMLupdate, el proceso puede quedar registrado desde la generación de la alerta. Esto permite mantener trazabilidad sobre aspectos como:
- la regla o criterio que originó la alerta;
- la fecha y antecedentes de la operación analizada;
- el cliente y las variables consideradas durante la revisión;
- las gestiones y fuentes de información utilizadas;
- el responsable que analizó el caso;
- las decisiones y acciones adoptadas durante el proceso;
- y la conclusión final, incluyendo los fundamentos para escalar, reportar o descartar una operación.
De esta forma, la trazabilidad se construye durante la gestión del caso y no al final, cuando es necesario reconstruir manualmente lo ocurrido.
Para el oficial de cumplimiento, esto puede significar una diferencia importante ante una revisión: contar con el historial ordenado del proceso facilita responder qué originó una alerta, cómo fue analizada, qué información se revisó y por qué se llegó a una determinada conclusión.
También permite mantener un proceso más consistente en el tiempo, especialmente cuando participan distintos integrantes del equipo o cuando es necesario revisar decisiones adoptadas meses después. El registro deja de depender de correos electrónicos, planillas separadas o antecedentes distribuidos en diferentes sistemas.
En un entorno donde la UAF exige que el análisis de las potenciales operaciones sospechosas sea estructurado y documentado, la tecnología puede ayudar al oficial de cumplimiento a transformar la gestión de alertas en un proceso trazable, ordenado y disponible cuando se requiera.
Un motor de reglas diseñado para apoyar la gestión de cumplimiento
El motor de reglas es uno de los componentes que permite que el monitoreo transaccional sea escalable y gestionable para un equipo de cumplimiento.
Al cruzar información transaccional, antecedentes de compliance y datos relacionados con el conocimiento del cliente, AMLupdate aporta contexto a la detección de operaciones que requieren revisión.
A esto se suman la parametrización de reglas, la automatización del proceso, la priorización de alertas y la trazabilidad de su gestión.
Para el oficial de cumplimiento, el objetivo no es simplemente recibir más alertas. Es contar con información y herramientas que permitan identificar y priorizar los casos relevantes, facilitar su análisis, gestionar su revisión y documentar las decisiones adoptadas, de acuerdo con el perfil de riesgo y los procedimientos definidos por cada organización.
¿Quieres conocer cómo el Monitoreo Transaccional de AMLupdate y su motor de reglas pueden adaptarse al perfil de riesgo de tu organización? Contáctanos.
Preguntas frecuentes sobre el motor de reglas y el monitoreo transaccional
¿Qué es un motor de reglas en monitoreo transaccional?
Es un componente tecnológico que evalúa las transacciones de acuerdo con criterios, condiciones y parámetros previamente definidos. En AMLupdate, las reglas pueden considerar distintas variables y cruzar información transaccional, antecedentes de compliance y datos relacionados con el perfil del cliente para generar alertas que requieren análisis.
¿Cómo ayuda un motor de reglas a detectar operaciones de riesgo?
Permite analizar una operación considerando más de una variable. Además del monto, pueden evaluarse factores como la frecuencia, el comportamiento histórico, el nivel de riesgo del cliente y la coherencia de la operación con la información disponible sobre su actividad. Esto permite entregar mayor contexto para identificar casos que requieren revisión.
¿Cuántas reglas de monitoreo tiene AMLupdate?
AMLupdate cuenta con una amplia base de reglas construidas a partir de la experiencia con diferentes tipos de organizaciones y realidades operacionales. No existe un número fijo, ya que las reglas pueden adaptarse y también pueden crearse nuevas según las necesidades, el perfil de riesgo y las características de cada organización.
¿Qué información queda registrada para efectos de trazabilidad?
La gestión de una alerta puede mantener un registro de su origen, los antecedentes revisados, las gestiones realizadas, las fuentes de información utilizadas, los responsables del análisis y la decisión adoptada. Esta información facilita reconstruir el proceso y respaldar las conclusiones alcanzadas ante auditorías o procesos de revisión.
¿Por qué es importante documentar las operaciones sospechosas descartadas?
Porque la Circular UAF N.° 62 exige que el análisis de las potenciales operaciones sospechosas sea estructurado y documentado, y que se mantenga registro de los casos analizados, tanto de aquellos que son reportados como de aquellos que son descartados. Documentar el análisis permite acreditar cómo se evaluó el caso y cuáles fueron los fundamentos de la decisión adoptada.
